Öryggismiðstöðin notar færi Flota og Tímon í sínum rekstru, við heimsóttum þau Ágúst Örn Grétarsson deildarstjóra og Björgu Jakobsdóttir launafulltrúa. Öryggismiðstöðin er þjónustufyrirtæki sem býður upp á heildarlausnir í öryggis- og velferðarmálum fyrir fyrirtæki og einstaklinga. Öryggismiðstöðin útvegar, setur upp og þjónustar allar mögulegar lausnir í öryggi og velferð. Öryggismiðstöðin var stofnuð árið 1995 og starfa um 450 manns hjá fyrirtækinu og dótturfyrirtækjum.

Hvað varð til þess að Tímon og Floti urðu fyrir valinu?
Ágúst: Kerfið sem við vorum með var úrelt, það var enginn sem studdi það og við vorum í lausu lofti ef eitthvað myndi gerast. Öryggissviðið var búið að nota Flota síðan 2012 og við á tæknisviðinu tókum það upp 2015. Það var því komin reynsla á þetta hjá okkur.

Hafa kerfin staðist væntingar?
Ágúst: Já, kerfin hafa reynst okkur vel en við erum ekki komin á endastöð, við getum farið lengra. Við getum til dæmis bætt við meiri sjálfvirkni, til að mynda ef það gleymist að stimpla sig út þá gerist það sjálfkrafa. Við sjáum bílaflotann okkar, hvar tæknimennirnir eru og ef það koma inn áríðandi mál þá er ekkert mál að senda næsta tæknimann á staðinn. Við notum það mest og sjáum fyrir okkur að nýta það enn meira. Líklega setjum við Flota upp á stóran skjá til að hafa raunyfirlit yfir staðsetningar og auðvelda verkefnastjórnun.

Hvað notið þið mest?
Björg: Í Tímon er það fyrst og fremst tímaskráning, innstimplunarmöguleikar, orlof og veikindi í sambandi við hvern og einn starfsmann. Ég nota Tímon mest í undirbúninginn fyrir launavinnsluna. Ég hef líka verið í mjög miklu sambandi við ykkar fólk. Það hafa komið upp vandamál varðandi orlofsmálin þannig að ég hef þurft að vera í sambandi við ykkur. Ég treysti því að ef eitthvað kemur upp þá verði það lagað. Okkar fólk hefur aðgang að sínum tímum og fylgist vel með að allt sé rétt skráð.

Ágúst: Hjá okkur eru það skýrslur, við notum mikið veikindaskýrslur og orlofsmálin. Núna erum við að taka fyrir frávikaskýrslur og hvernig hægt er að nýta þær þegar þörf er á. Það er eitt af mörgum góðum verkfærum í kerfinu. Hvað varðar veikindarétt og orlof þá þekkir fólk þetta og fylgist með, sem er af hinu góða. Áður héldum við utan um þetta í Excel, í tvöföldu kerfi, en á síðasta ári þá komst þetta í ferli. Þá gátum við svarað fólki strax ef það vantaði upplýsingar. Þetta er mjög mikilvægt að hafa í lagi og við getum treyst Tímon.

Floti hefur bjargað okkur með ýmislegt, til dæmis sjáum hvernig lausagangur er og getum greint frávik. Við vitum hvar bílarnir eru en hér áður fyrr þá fór oft mikill tími í að hafa upp á bílum, sem t.d. fóru á verkstæði ef bílstjórinn var í fríi. Núna vitum við hvar okkar bílar eru og það er mjög mikilvægt fyrir okkur.

Við höfum verið að nota stoppskýrslunar töluvert. Ef tæknimenn gleyma að skrá tímana sína þá er auðvelt að taka út stoppskýrslu og skrá tíma í kjölfarið, sjá hvar var stoppað og unnið. Það á að ganga frá þessu daglega en ef það klikkar þá er hægt að bjarga sér.

Það væri erfitt að fara til baka og hætta að nota flotastýringarkerfi því það er svo mikil hagræðing fólgin í þessu.

Hvernig hefur þjónustan verið?
Ágúst: Þjónustan er góð í Flota. Það er helst ef tæki missa detta úr sambandi og missa GPS að við þurfum að hafa samband, en við látum vita ef eitthvað er og það er lagfært.

Mynduð þið mæla með vörunum?
Björg: Já, ég get sagt frá því að maðurinn minn fékk sér svona kerfi í sínu fyrirtæki eftir meðmæli frá mér.

Ágúst: Já, klárlega ef verið er að leita að svona lausn. Við nýtum Flota og Tímon saman, erum að sækja gögn þvert á allt og myndum fagna enn frekari samþættingu, meiri vöktun og frávikagreiningu.

Hvað er mikilvægast fyrir ykkur?
Björg: Að allt sé rétt. Sumir eru ofurnákvæmir og í tilviki orlofsmála, svo ég taki dæmi, skiptir það mjög miklu máli. Okkar fólk fylgist vel með, vill fá sem réttastar skýrslur og að gögnin séu áreiðanleg – að skýrslurnar séu réttar, alltaf. Við þurfum að geta séð nákvæma útlistun hvað varðar veikindi og annað tengt starfsmönnum.

Ágúst: Áreiðanleiki og staðsetningar. Gögnin verða að geta gefið okkur hugmynd um stóru myndina og að frávikin séu innan eðlilega marka.

Hvernig er viðmót starfsmanna gagnvart kerfunum?
Ágúst: Það er gott, okkar fólk þekkir þetta orðið vel. Við erum í dag með bókunarkerfi þar sem við sækjum upplýsingar úr Tímon (til dæmis hvort starfsmaðurinn sé inni eða skráður í leyfi) og ef fólk er skráð með fjarvist er ekki hægt að bóka á það. Kerfin samstillast á 15 mínútna fresti ef eitthvað er og þetta breytir miklu.

Björg: Það skiptir miklu máli fyrir okkur að vita hver staðan er á fólki. Að þjónustuverið sjái það strax ef fólk er ekki við, noti innstimplunina og „broskall“ ef eitthvað er fyrir samsvörun og annað.

Það fer langur tími í að senda síma á milli ef fólk er ekki við. Þetta eru nauðsynlegar upplýsingar. Við erum út um allt og ef eitthvað kemur upp á skiptir viðbragðstíminn miklu máli.

Viltu vita meira um Flota? Heyrðu í Guðjóni, hann þekkið kerfið manna best:floti@trackwell.com eða sími 5100 600.

Hafðu samband

Hafðu samband í dag til að fá meiri upplýsingar um þjónustu okkar.

+354 5100 600
Laugavegi 178
105 Reykjavík, Iceland

Fréttir

Hjá okkur skiptir máli að hafa rauntímastjórnun

Reykjavíkurborg notar Flota til stýringar á sínum bílaflota. Við hittum Atla Marel Vokes, deildarstjóra á hverfastöðinni Njarðargötu. Stöðin þjónar Vesturbænum, Miðborg og Austurbæ að Elliðaám. Hvað varð til þess að þið fóruð að leita að flotastýringarkerfi? „Ég...

read more

Gæðin skipta öllu máli

Eitt af fyrirtækjunum sem nota Flota til stýringar á sínum bílaflota er Mjókursamsalan. Við fórum í höfuðstöðvarnar á Bitruhálsi og hittum Halldór Inga Steinsson dreifingarstjóra. Mjólkursamsalan er flestum Íslendingum vel kunn en auk fyrirtækið rekur fimm...

read more